Policy för hantering av personuppgifter

Kulturföreningen Kontrast på Victoria (846002-9740) värnar om din personliga integritet. I denna integritetspolicy beskriver vi hur vi behandlar personuppgifter inom vår verksamhet, varför vi gör det, vilken rättslig grund behandlingen har, hur länge uppgifterna sparas, vilka som kan ta del av dem samt vilka rättigheter du har.

Personuppgiftsansvarig

Kulturföreningen Kontrast på Victoria är personuppgiftsansvarig för den behandling av personuppgifter som sker inom ramen för föreningens verksamhet.

Kulturföreningen Kontrast på Victoria
Södra Förstadsgatan 18
211 43 Malmö
E-post: info@victoria.se

Varifrån kommer personuppgifterna?

De personuppgifter vi behandlar kommer i första hand direkt från dig, exempelvis när du blir medlem, prenumererar på vårt nyhetsbrev, kontaktar oss eller på annat sätt har kontakt med vår verksamhet.

Uppgifter kan också komma från andra parter, exempelvis Kulturcentralen i samband med biljettköp samt från artister, bokningsbolag och andra samarbetspartners i samband med våra arrangemang. Kontaktuppgifter till press och andra professionella kontakter kan även hämtas från offentligt tillgängliga källor.

Vilka personuppgifter behandlar vi?

Vilka uppgifter vi behandlar beror på vilken relation du har till Kulturföreningen Kontrast på Victoria.

Det kan bland annat röra sig om:

Medlemmar: namn, adress, födelsedatum, telefonnummer, e-postadress samt uppgifter som behövs för att administrera medlemskapet.

Victorias Vänner: namn, adress, födelsedatum, telefonnummer och e-postadress.

Artister och andra medverkande: namn, kontaktuppgifter samt uppgifter som behövs för avtal, ersättning, resor, hotell, marknadsföring och genomförande av arrangemang.

Biljettköpare och besökare: exempelvis namn, e-postadress och andra uppgifter som behövs för biljettadministration och kommunikation kring ett arrangemang, i den utsträckning vi får tillgång till dessa uppgifter.

Nyhetsbrevsprenumeranter: e-postadress och, om det har lämnats, namn.

Flygelsponsorer och andra givare eller sponsorer: namn, telefonnummer, e-postadress och uppgifter som behövs för administration av sponsringen.

Presskontakter och andra professionella kontakter: vanligtvis namn, e-postadress, telefonnummer och uppgift om arbetsgivare eller media.

Leverantörer och samarbetspartners: namn, kontaktuppgifter, befattning och andra uppgifter som behövs för att administrera samarbetet.

Dokumentation av arrangemang: fotografier samt video- och ljudupptagningar där personer kan identifieras.

Personer som kontaktar oss: namn, kontaktuppgifter och andra personuppgifter som personen själv lämnar i samband med kontakten.

Vi strävar efter att inte samla in fler personuppgifter än vad som är nödvändigt för respektive ändamål.

Varför behandlar vi personuppgifter?

Vi behandlar personuppgifter för att kunna bedriva och administrera Kulturföreningen Kontrast på Victorias verksamhet.

Behandling kan bland annat ske för följande ändamål:

Administration av medlemskap och medlemsregister.

Kommunikation med medlemmar och Victorias Vänner.

Administration och genomförande av konserter och andra arrangemang.

Kommunikation med artister, bokningsbolag och andra medverkande.

Avtal, ersättningar, hotellbokningar och resor för artister och andra medverkande.

Biljettadministration och information till biljettköpare.

Distribution av nyhetsbrev.

Marknadsföring och information om Victorias verksamhet.

Press- och mediekontakter.

Dokumentation av konserter och andra arrangemang.

Publicering av text, fotografier, ljud och video på vår webbplats, i sociala medier och i andra informations- och marknadsföringskanaler.

Administration av sponsring, bidrag och samarbeten.

Administration av leverantörer och andra avtalsparter.

Ekonomiadministration och bokföring.

Uppfyllande av rättsliga skyldigheter.

Hantering av frågor och annan kontakt med föreningen.

Drift, säkerhet och utveckling av vår webbplats och våra digitala tjänster.

Vilken rättslig grund har vi för behandlingen?

All behandling av personuppgifter ska ha en rättslig grund. Beroende på situationen behandlar Kulturföreningen Kontrast på Victoria personuppgifter med stöd av någon av följande grunder:

Avtal
När behandlingen är nödvändig för att ingå eller fullgöra ett avtal, exempelvis medlemskap, artistavtal eller andra avtal.

Rättslig förpliktelse

När vi måste behandla uppgifter för att uppfylla krav enligt lag, exempelvis regler om bokföring och skatter.

Berättigat intresse (intresseavvägning)
När behandlingen är nödvändig för ett berättigat intresse hos föreningen och detta intresse bedöms väga tyngre än den registrerades intresse av skydd för sina personuppgifter. Det kan exempelvis gälla viss administration, kommunikation med professionella kontakter, dokumentation och marknadsföring av vår verksamhet.

Samtycke

I vissa situationer grundas behandlingen på ditt samtycke, exempelvis vid prenumeration på nyhetsbrev eller när samtycke av andra skäl är den lämpliga rättsliga grunden. Ett lämnat samtycke kan när som helst återkallas.

Nyhetsbrev och marknadsföring

När du anmäler dig till vårt nyhetsbrev behandlar vi din e-postadress för att kunna skicka information om Victorias program och verksamhet. För administration och utskick av nyhetsbrev använder vi Mailchimp. Du kan när som helst avsluta prenumerationen genom avregistreringslänken i nyhetsbrevet eller genom att kontakta oss på info@victoria.se.

Fotografier, film och ljudupptagningar

Vi dokumenterar ibland våra konserter och andra arrangemang genom fotografi, film och ljudupptagning. Materialet kan användas för att dokumentera och informera om vår verksamhet samt publiceras på vår webbplats, i sociala medier, i trycksaker och i andra marknadsförings- och informationskanaler. Vilken rättslig grund som används beror på situationen och hur materialet ska användas. Det kan exempelvis vara berättigat intresse eller samtycke. Vi är särskilt försiktiga med publicering där enskilda besökare är tydligt identifierbara eller står i fokus för dokumentationen.

Webbplats och digitala tjänster

När du besöker vår webbplats kan viss teknisk information behandlas, exempelvis IP-adress, information om webbläsare och enhet samt uppgifter om hur webbplatsen används. Om webbplatsen använder cookies eller liknande teknik behandlas uppgifter i enlighet med den information och de val som presenteras i webbplatsens cookiehantering.

Vilka kan vi dela personuppgifter med?

Vi säljer inte personuppgifter och lämnar inte ut dem till tredje part annat än när det behövs för att bedriva vår verksamhet eller när vi är skyldiga att göra det enligt lag.

Vi använder bland annat följande externa tjänster och system där personuppgifter kan behandlas:

Kulturcentralen – för biljettförsäljning och administration av biljettköp. I samband med biljettköp kan Kulturföreningen Kontrast på Victoria få tillgång till de personuppgifter som behövs för administration och kommunikation kring aktuella arrangemang.

MyClub – för administration av medlemsregister och medlemsuppgifter.

Mailchimp – för administration och utskick av nyhetsbrev.

Personuppgifter kan även, när det är nödvändigt, lämnas till exempelvis hotell, resebyråer och transportföretag i samband med resor och boende för artister och andra medverkande samt till leverantörer av IT-, ekonomi- och andra administrativa tjänster.

När en extern leverantör behandlar personuppgifter för vår räkning ska behandlingen regleras genom personuppgiftsbiträdesavtal när detta krävs enligt GDPR. I vissa fall är en extern part i stället självständigt personuppgiftsansvarig för sin behandling av personuppgifterna.

Vi kan också lämna personuppgifter till myndigheter när vi är skyldiga att göra det enligt lag.

Överföring av personuppgifter utanför EU/EES

Vi strävar efter att personuppgifter ska behandlas inom EU/EES. Vissa av de tjänster vi använder, exempelvis Mailchimp, kan dock innebära att personuppgifter behandlas eller görs tillgängliga i länder utanför EU/EES. När personuppgifter överförs utanför EU/EES ska överföringen ske i enlighet med GDPR och med stöd av en tillåten överföringsmekanism, exempelvis EU-kommissionens beslut om adekvat skyddsnivå eller EU-kommissionens standardavtalsklausuler.

Hur länge sparar vi personuppgifterna?

Vi sparar inte personuppgifter längre än vad som är nödvändigt för det ändamål som uppgifterna samlades in för, om vi inte måste spara dem längre på grund av lag eller andra regler som gäller för verksamheten.

Det innebär exempelvis att:

Medlemsuppgifter normalt sparas så länge medlemskapet består och därefter så länge det finns ett berättigat eller rättsligt behov.

Uppgifter för nyhetsbrev sparas tills du avregistrerar dig eller återkallar ditt samtycke.

Uppgifter om artister och andra avtalsparter sparas så länge de behövs för arrangemanget, avtalsförhållandet och efterföljande administration.

Uppgifter som ingår i bokföringsmaterial sparas under den tid som krävs enligt bokföringslagstiftningen.

E-post och annan korrespondens gallras när uppgifterna inte längre behövs för det ändamål de samlades in för.

Fotografier, filmer och annat material som har ett dokumentations- eller arkivvärde kan sparas under längre tid, under förutsättning att det finns en rättslig grund för behandlingen.

Vi ser regelbundet över behovet av att behålla personuppgifter och raderar eller anonymiserar uppgifter som inte längre behövs.

Var behandlas dina personuppgifter?

Kulturföreningen Kontrast på Victoria lagrar och hanterar personuppgifter i flera olika system, exempelvis medlemsregister, kontaktregister, biljett- och bokningssystem, nyhetsbrevssystem, fakturerings- och ekonomisystem samt personalens e-postsystem och telefoner. Uppgifter kan också förekomma på vår webbplats och i våra sociala mediekanaler.

Dina rättigheter

Du har ett antal rättigheter enligt dataskyddsförordningen. Vilka rättigheter som gäller kan bero på vilken rättslig grund behandlingen bygger på.

Rätt till information och tillgång

Du har rätt att få information om hur vi behandlar dina personuppgifter och att begära ett registerutdrag med de personuppgifter vi behandlar om dig.

Rätt till rättelse

Du har rätt att begära att felaktiga eller ofullständiga personuppgifter rättas eller kompletteras.

Rätt till radering

Du har under vissa förutsättningar rätt att begära att dina personuppgifter raderas, exempelvis om uppgifterna inte längre behövs för det ändamål som de samlades in för. Rätten till radering gäller inte alltid. Vi kan exempelvis behöva behålla vissa uppgifter för att uppfylla en rättslig skyldighet.

Rätt till begränsning

Du har under vissa förutsättningar rätt att begära att behandlingen av dina personuppgifter begränsas.

Rätt att invända

När behandling grundas på berättigat intresse har du rätt att invända mot behandlingen. Du har alltid rätt att invända mot behandling av personuppgifter för direktmarknadsföring.

Rätt att återkalla samtycke

Om behandlingen grundas på ditt samtycke kan du när som helst återkalla samtycket. Återkallandet påverkar inte lagligheten av behandling som redan har skett.

Rätt till dataportabilitet

I vissa fall har du rätt att få ut personuppgifter som du själv har lämnat till oss i ett strukturerat, allmänt använt och maskinläsbart format och att få uppgifterna överförda till en annan personuppgiftsansvarig.

Kontakta oss

Om du vill utöva någon av dina rättigheter eller har frågor om hur Kulturföreningen Kontrast på Victoria behandlar personuppgifter är du välkommen att kontakta oss:

Kulturföreningen Kontrast på Victoria
Södra Förstadsgatan 18
211 43 Malmö
E-post: info@victoria.se

Klagomål

Om du anser att vi behandlar dina personuppgifter i strid med dataskyddsförordningen har du rätt att lämna in ett klagomål till Integritetsskyddsmyndigheten (IMY). Mer information finns på Integritetsskyddsmyndighetens webbplats.

Senast reviderad:

Malmö, 10 augusti 2026.